管理組合支援業務 | マンション管理のベストコミュニティ

マンション管理の主体は管理組合様であり、管理会社ではありません。マンションの管理運営にあたっては、執行機関である「理事会」がそれぞれの役割を担い、業務にあたります。しかしながら、マンションの管理運営の業務範囲は多岐にわたり、また、時間・労力・専門的な知識・経験などを要するため、自主的に行うにも限界があります。そこで、多くの管理組合様は管理の一部、または全部を管理会社へ委託しています。

ベストコミュニティが提供する業務サポートとは、理事会の時間的負担、労力的負担を少しでも軽減できるよう理事会に代わり、様々な折衝業務、議題に関わる資料収集・事例提供・マンション管理知識の提供など、充実したサポート体制を構築しています。

会計帳票の作成補助業務

建物設備保守業務

管理組合の財務状況を記した「会計報告書」は正確性、確実性、理解し易いものである必要があります。

ベストコミュニティでは、分かりやすい会計に努め、各勘定科目の内訳書を添付するなど詳細を理解しやすい工夫を施しています。

督促業務

管理費等の未収金は、管理組合の財務面に大きな影響を与え、適正な管理が行えなくなります。未収金を早期に回収すること、確実に回収することが管理組合の課題となります。

ベストコミュティでは、毎月の未収金の状況報告を理事長及び会計監事に行い、併せて督促の状況報告を行います。また、未収期間により督促手順を設けています。

会計処理方法

管理費等の収納方法については、一般的に口座振替が採用されています。会計処理方法は管理会社毎に異なります。

ベストコミュニティでは、管理会社口座を経由せず、管理組合理事長名義の口座に直接振替える会計処理方法を採用しています。この方法は、管理組合様にとって「安全性」かつ「透明性」の高い方法であると言えます。また、管理組合の通帳は管理会社が保管し、管理組合の保管口座の印鑑は理事長、収納口座の印鑑は会計担当理事がそれぞれ保管する方法を採り入れています。

会計処理のながれ

諸費用の支払い

管理費等の収納方法については、一般的に口座振替が採用されています。会計処理方法は管理会社毎に異なります。

1. ベストコミュニティより「出金依頼書兼承認書」を会計担当理事に送付します。

2. 会計担当理事 ⇒ 「出金依頼書」の内容をご確認、ご承認後、承認欄に個人の認印を押印いただき、理事長に回覧していただきます。（印鑑保管者の場合は払戻伝票へ押印）

3. 理事長⇒ 「出金依頼書」の内容をご確認（会計担当理事の承認印有無の確認を含む）ご承認後、承認欄に個人の認印を押印いただき、管理会社へ返信していただきます。（印鑑保管者の場合は払戻伝票へ押印）

4. 管理組合様の「出金依頼書」のご承認、ご依頼に基づき、ベストコミュニティが経費の支払いを代行いたします。

理事会の運営サポート

マンション管理組合は区分所有者全員で構成されています。毎回、全員を集めて話し合い、物事を決めていくのは容易ではありません。そこで、区分所有者を代表する理事を選任し、日常的な懸案事項について話し合い、理事会に決裁権のある事案についは理事会で決め、無いものについては、その方向性を話し合って決めていきます。

理事会では、様々な懸案事項について話し合いを行うため、その判断、検討材料となる資料や情報、見積りなどが必要になります。また、理事会の開催日程の調整、理事会の招集手続き、事案によっては利害関係人との交渉、関係各所との渉外も必要になります。

ベストコミュニティでは、判断・検討材料となる資料の準備、利害関係人や関係各所との交渉・渉外業務などの理事会運営業務を全面的にサポートします。

総会の運営サポート

総会は、管理組合の最高意思決定機関です。１年間の事業活動の報告、決算の報告、来期の予算承認、理事会で採り上げた懸案事項などを最終的に決裁する場となります。

総会も理事会と同様に、資料関係の準備、総会の招集手続きなどが必要になります。また、総会には、時間の制約がありますので、円滑に議事を進めるための事前の準備が必要です。

ベストコミュニティでは、管理組合様にとって有意義な総会になるよう、各種資料の作成の補助、会場設営、議場での助言などの総会の運営業務を全面的にサポートします。

マンション管理に関わる情報の提供・提案

マンション管理に関わる情報の提供・提案2

マンション管理において必要となる知識、情報は、とても多岐にわたります。区分所有法、建築基準法、消防法、水道法、民法、税法などの法律知識や判例知識、建物や設備の仕様などの技術面での知識、情報、商品やサービス、修繕工事などの相場価格の情報、インターネット、太陽光発電設備、電気自動車の充電設備などの商品知識、会計知識、定期預金などの金利情報、他の事例などが挙げられます。

ベストコミュニティでは、マンション管理上必要とされる知識や情報を、積極的に管理組合様へ提供します。法的に助言できない事案については、顧問税理士などネットワークを通じて全面的にサポートします。

長期修繕計画・資金計画の策定

マンション管理に関わる情報の提供・提案2

快適で安全なマンションの居住環境を確保するため、また、資産価値の維持、向上を図るためには、適切な時期に適切な修繕を行うことが重要です。そのためには、長期的な修繕計画を策定し、併せてそれに見合った資金計画が必要となります。

ベストコミュニティでは、現況、立地環境、保守点検記録、竣工図書、修繕履歴、事例などを踏まえ、長期修繕計画の素案を作成します。また、それに付随した資金計画の素案を作成し、管理組合様へご提供します。この計画は、社会情勢の変化により、価格や仕様などが変わることがありますので、ベストコミュニティでは５年毎の見直しの提案を行っています。